1. Maak de omgeving voor je klant aan (nog zonder het aan te kondigen)

  • http://Portal.workplacebuddy.com > Partner center > Tenants

  • Kies “With standard content” > je taal > en overige subscriptions die je mee wilt sturen > Generate

  • Deze link mag door de Microsoft 365 admin van de klant geopend en bevestigd worden

  2. Voeg een eigen tag en badge toe

  • Ga naar http://admin.workplacebuddy.com > profiel foto rechtsboven > Settings > Tags en voeg een eigen tag toe als “deel1” onder “Scenario”

  • Ga naar “badges” en voeg een nieuwe badge toe als “Deel 1 - Onboarding”

  • Link je aangemaakte “tag” aan deze badge

  • Selecteer een “Cover photo” waarbij de verhoudingen 16:9 zijn

    • Bijvoorbeeld 1280 x 720

    • Een gratis editor is http://www.pixlr.com of met PowerPoint kan je naar Design > Slide Size > Custom > “On-Screen Show 16:9” en je slaat dit vervolgens op als “PNG”

 

 3. Voeg minimaal 5 persoonlijke / specifieke learnings toe

  • Ga naar http://admin.workplacebuddy.com

  • Ga bij “Learnings” naar “Create” en voeg je learning toe

  • Vergeet niet om bij “tags” jouw tag en eventuele andere passende tags toe te voegen

  • Ga naar Groups > “Personal group” om de gemaakte learning daar toe te voegen

 4. Maak 1 eigen sectie die boven persoonlijke learnings komt

  • Ga naar “Subscriptions” en klik op “Create”

  • “+Link” hier je aangemaakte learnings

  • Vink onder het kopje “Appearance” > “Make available as learning path”

  • Ga naar Groups > “Personal group” > “Subscriptions” > en “link” je subscription

 

5. Instellen van events

  • Ga naar “Events” > “Create event”

  • Hier kan je de standaard berichten zoals het welkomstbericht of het “chatbot does not know the answer” aanpassen. Zorg ervoor dat dit wordt opgevolgd met de juiste knoppen.

  • Dit doe je door de gewenste zin aan te maken > Er op te klikken in het “Events” overzicht > “More information” > en knoppen toe te voegen als “Bel met support” (met bijbehorende informatie) en “Schiet een ticket in” 

 6. Maak een eigen eerste campagne

  • Ga naar https://portal.workplacebuddy.com > Chatbot > Target groups > Create > Bepaal een naam zoals “Onboarding groep”

  • Met tags of Office Groups kan je deze groep filteren, wij laten het voor nu een groep voor alle actieve WorkplaceBuddy gebruikers

  • Ga naar “Campaigns” > “Create” > Bepaal een naam (bijv. “Onboarding”) en vink aan om het enkel op werkdagen te sturen

  • Doe dit nog een keer en noem de campagne bijvoorbeeld “Onboarding toestemming”

  • Klik op “Add target group” en selecteer je aangemaakte doelgroep

  • Klik op “Add answer” voor het toevoegen van je eerste bericht welke we 3 dagen na launch gaan uitsturen. Hierin gaan we eerst toestemming vragen om deel te nemen aan de challenge en uitleggen wat ze kunnen verwachten / wat zij er aan hebben.

  • Vervolgens klik je op deze toegevoegde zin > “Edit” > Je voegt 2 knoppen (Ja/nee) toe met bijbehorende tekst > Vervolgens klik je op “Ja” > en kies je “Add campaign” > Kies “Onboarding”

  • We gaan nu de “Onboarding” campagne bewerken

  • Als je een learning wilt toevoegen aan je bericht: Voeg eerst het bericht toe, en klik later op het bericht > “Edit” > “Add learning” om de learning toe te voegen

  • Het kan leuk zijn om alle learnings uit je badge in deze campagne te verwerken en in de toestemmings-vraag aan te geven dat ze deze badge kunnen behalen. Nog leuker als onder de badge-behalers iets verloot wordt :)

 7. Test een campagne

  • Voeg een tag toe in http://admin.workplacebuddy.com

  • Voeg een audience toe in http://portal.workplacebuddy.com met de aangemaakte tag

  • Voeg een campagne toe met deze audience

  • Voeg een vraag/antwoord toe met deze tag

  • Stel de vraag in de bot, check bij je audience of je erbij bent gekomen

  • Druk bij de campagne op “Start” en check of het binnenkomt

 8. Voeg 20 specifieke vragen toe

  • Haal bij de klant op welke vragen zij op dit moment het meest verwachten

  • Voeg ze toe bij “Build”

  • Vergeet niet je vraag/antwoord te publiceren

 9. Voeg WorkplaceBuddy toe aan Teams menu

  • Ga naar Office 365 admin > “Teams” > “Teams apps” > “Setup policies” > “Global” > “Add apps” > Voeg WorkplaceBuddy toe en zet deze bovenaan

 10. Introduceer de oplossing aan de organisatie

  • Introductietekst voorbeeld om per e-mail aan iedereen te sturen:

Beste collega, 

 Binnen <BEDRIJFSNAAM> werken we samen vanuit de Cloud met Microsoft365. Dat zal in het begin best even wennen zijn. Om je hierbij te helpen gaan we WorkplaceBuddy inzetten! Hiermee kunnen we je begeleiden met een persoonlijk en relevant leerpad, leuke “challenges” om badges te behalen, en antwoorden op je vragen via een chatbot en onze opvolging!

 

Om een persoonlijk leerpad voor je te kunnen samenstellen willen we je vragen deel te nemen aan het interview van de chatbot. Je kan WorkplaceBuddy linksbovenin Microsoft Teams (check deze link of kopieer het vanuit de app store of je eigen manifest) vinden en daar zal de chatbot je  vragen deel te nemen aan het interview. Dit duurt ongeveer 5-10 minuten, dus het is even een serieus gesprekje, maar helpt ons om je beter te helpen!

 

We denken dat je er veel aan gaat hebben en dat je het vooral leuk gaat vinden, en kijken er naar uit om je via dit platform verder te begeleiden!

 

Voor verdere afstemming hierover kan je ons bereiken op email@email.com

 

Groet,

 Naam

 

11. Volg (samen met ons) dagelijks op

  • Ga naar http://portal.workplacebuddy.com

  • Ga naar “Chatbot” > “Train”

  • Beantwoord vragen die je ook wilt toevoegen aan de chatbot via “Add”

  • Beantwoord vragen waar je de vraagsteller wel mee wil helpen maar niet wil toevoegen aan de bot via “Answer user”

 12. Maak een opvolg-campagne

  • Zie vorige uitleg over de campagne :)